Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (VNPT eOffice)

2019-03-04 08:15:50 GMT+7

Giới thiệu hệ thống

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là:

  • Giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc,…. Điện tử.
  • Thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng không giấy tờ.
  1. Chức năng hệ thống

    - Quản lý văn bản 

    Các loại văn bản: văn bản đến, văn bản đi, văn bản phúc đáp, văn bản dự thảo, hồ sơ văn bản…
    Theo dõi quá trình xử lý
    Báo cáo thống kê việc xử lý văn bản …

     - Quản lý công việc

     

    Cho phép giao việc, quản lý công việc xuống các phòng/ban và nhân viên; cá nhân,…
    Báo cáo thống kê công việc, kiếm soát được tiến độ, trạng thái công việc.
    Tích hợp với chức năng thông báo khi có công việc mới, công việc tới hạn, quá hạn.

     

     -Văn bản chỉ đạo

     

    Tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao
    Theo dõi, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ
    Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ
    Chế độ thông tin báo cáo

     

     

    - Hồ sơ công việc

     

    Tủ hồ sơ cá nhân, lưu nhóm công văn, tài liệu tùy ý.
    Hỗ trợ tính năng: thêm mới hồ sơ công việc, theo dõi, giao việc đến cán bộ khác trong đơn vị.
    Chia sẻ, chuyển giao hồ sơ công việc.

     

     - Báo cáo thống kê

     

    Báo cáo về văn bản: báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống, tình hình xử lý văn bản từng cá nhân…
    Báo cáo về công việc: báo cáo chi tiết đơn vị, cá nhân…

     

     - Lịch công tác

     

    Lịch công tác cá nhân
    Lịch công tác phòng ban
    Lịch công tác của cơ quan

     

     - Lịch họp

     Cho phép đăng ký, phê duyệt lịch họp của đơn vị, thông báo tới các thành viên tham dự họp
    Lịch lãnh đạo trực tuần
     Quản lý lịch trực tuần của các lãnh đạo.

     - Tin tức

     Chuyên trang tin tức nội bộ theo từng chuyên mục, tin hay đọc…
    Chuyên mục quản lý tin tức
    Cho phép đánh giá, ý kiến trên mỗi tin tức,…

     - Chát

     Cho phép chát cá nhân, chát theo nhóm.

     - Quản lý thư mời

     

    Quản lý thư mời đến cá nhân
    Quản lý thư mời đi của đơn vị

     

     - Quản lý tin nhắn

     

    Tích hợp thông báo
    Thông báo qua SMS (brandname)
    Thông báo qua Email
    Thông báo các phân hệ chức năng ở hệ thống ( thông báo văn bản, công việc,…)
    Người dùng cũng có thể chủ động cấu hình thông báo ở các chức năng.

     

    - Quản lý hệ thống

     

    Cung cấp cho quản trị hệ thống những công cụ để quản trị, hỗ trợ trong đơn vị.
    Quản trị phòng ban, cá nhân
    Phân quyền user
    Quản trị cấu hình tham số, cấu hình Email/SMS…

     

    Quản lý các dữ liệu danh mục hệ thống (sổ văn bản, hình thức văn bản, luồng xử lý văn bản…)

     

    - Các chức năng bổ sung

    Tích hợp, chia sẻ thông tin với các hệ thống khác
    Thống kê truy cập
    Hỗ trợ đa ngôn ngữ
    Quản lý menu
    Liên hệ
    Sao lưu và phục hồi dữ liệu
    Nhật ký truy cập/ dữ liệu xử lý

     3. Lợi ích

    - Lợi ích của khác hàng

    Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi
    Quản lý các công việc rõ ràng, minh bạch
    Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác
    Tạo môi trường làm việc dân chủ, trao đổi công khai
    Tra cứu, điều hành văn bản trên SmartPhone, ipad

    - Lợi ích đối với văn thư

    Phân phối văn bản đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần
    Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin
    Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng
    Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời

    - Lợi ích đối với chuyên viên

    Dễ dàng quản lý tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý
    Năm bắt nhanh chóng các công việc được giao
    Báo cáo công việc kịp thời
    Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc
    Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân,…

    - Lợi ích đối với cơ quan

    Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả
    Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng
    Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại gửi văn bản thủ công
    Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phân
    4. Sơ đồ luồng nghiệp vụ      
  2. - Luồng nghiệp vụ văn bản đi - Luồng nghiệp vụ văn bản đến - Luồng nghiệp vụ văn bản chỉ đạo5. Khách hàng tiêu biểu

     

    Bộ Thông tin và Truyền thông
    Bộ BCVT Lào
    Văn phòng Quốc hội
    HĐND – UBND tỉnh,
    HĐND – UBND huyện,
    HĐND – UBND xã,
    Đảng Ủy Khối
    Thành Ủy HN
    Khối bệnh viện (115, bưu điện)
    Các Sở, Ban, Ngành…

     

Tin Liên Quan
GIẢI ĐÁP KTVH-XH
TƯ VẤN-LẮP ĐẶT
BÁO HỎNG-SỬA CHỮA