Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (VNPT eOffice)
2019-03-04 08:15:50 GMT+7
Giới thiệu hệ thống
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là:
- Giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc,…. Điện tử.
- Thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng không giấy tờ.
- Chức năng hệ thống
- Quản lý văn bản
Các loại văn bản: văn bản đến, văn bản đi, văn bản phúc đáp, văn bản dự thảo, hồ sơ văn bản…
Theo dõi quá trình xử lý
Báo cáo thống kê việc xử lý văn bản …- Quản lý công việc
Cho phép giao việc, quản lý công việc xuống các phòng/ban và nhân viên; cá nhân,…
Báo cáo thống kê công việc, kiếm soát được tiến độ, trạng thái công việc.
Tích hợp với chức năng thông báo khi có công việc mới, công việc tới hạn, quá hạn.-Văn bản chỉ đạo
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao
Theo dõi, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ
Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ
Chế độ thông tin báo cáo
- Hồ sơ công việc
Tủ hồ sơ cá nhân, lưu nhóm công văn, tài liệu tùy ý.
Hỗ trợ tính năng: thêm mới hồ sơ công việc, theo dõi, giao việc đến cán bộ khác trong đơn vị.
Chia sẻ, chuyển giao hồ sơ công việc.- Báo cáo thống kê
Báo cáo về văn bản: báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống, tình hình xử lý văn bản từng cá nhân…
Báo cáo về công việc: báo cáo chi tiết đơn vị, cá nhân…- Lịch công tác
Lịch công tác cá nhân
Lịch công tác phòng ban
Lịch công tác của cơ quan- Lịch họp
Cho phép đăng ký, phê duyệt lịch họp của đơn vị, thông báo tới các thành viên tham dự họp
Lịch lãnh đạo trực tuầnQuản lý lịch trực tuần của các lãnh đạo.
- Tin tức
Chuyên trang tin tức nội bộ theo từng chuyên mục, tin hay đọc…
Chuyên mục quản lý tin tức
Cho phép đánh giá, ý kiến trên mỗi tin tức,…- Chát
Cho phép chát cá nhân, chát theo nhóm.
- Quản lý thư mời
Quản lý thư mời đến cá nhân
Quản lý thư mời đi của đơn vị- Quản lý tin nhắn
Tích hợp thông báo
Thông báo qua SMS (brandname)
Thông báo qua Email
Thông báo các phân hệ chức năng ở hệ thống ( thông báo văn bản, công việc,…)
Người dùng cũng có thể chủ động cấu hình thông báo ở các chức năng.- Quản lý hệ thống
Cung cấp cho quản trị hệ thống những công cụ để quản trị, hỗ trợ trong đơn vị.
Quản trị phòng ban, cá nhân
Phân quyền user
Quản trị cấu hình tham số, cấu hình Email/SMS…
Quản lý các dữ liệu danh mục hệ thống (sổ văn bản, hình thức văn bản, luồng xử lý văn bản…)
- Các chức năng bổ sung
Tích hợp, chia sẻ thông tin với các hệ thống khác
Thống kê truy cập
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Quản lý menu
Liên hệ
Sao lưu và phục hồi dữ liệu
Nhật ký truy cập/ dữ liệu xử lý3. Lợi ích
- Lợi ích của khác hàng
Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi
Quản lý các công việc rõ ràng, minh bạch
Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác
Tạo môi trường làm việc dân chủ, trao đổi công khai
Tra cứu, điều hành văn bản trên SmartPhone, ipad- Lợi ích đối với văn thư
Phân phối văn bản đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần
Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin
Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng
Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời- Lợi ích đối với chuyên viên
Dễ dàng quản lý tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý
Năm bắt nhanh chóng các công việc được giao
Báo cáo công việc kịp thời
Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc
Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân,…- Lợi ích đối với cơ quan
Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả
4. Sơ đồ luồng nghiệp vụ
Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng
Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại gửi văn bản thủ công
Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phân - - Luồng nghiệp vụ văn bản đi
- Luồng nghiệp vụ văn bản đến 
- Luồng nghiệp vụ văn bản chỉ đạo
5. Khách hàng tiêu biểu
Bộ Thông tin và Truyền thông
Bộ BCVT Lào
Văn phòng Quốc hội
HĐND – UBND tỉnh,
HĐND – UBND huyện,
HĐND – UBND xã,
Đảng Ủy Khối
Thành Ủy HN
Khối bệnh viện (115, bưu điện)
Các Sở, Ban, Ngành…
